Kutatótermi Szabályzat
- Budapest Főváros Levéltára által őrzött iratanyagban kutatásra jogosult minden természetes személy, aki kötelezi magát a levéltári anyag kutatására vonatkozó szabályok betartására.
- Budapest Főváros Levéltára az őrizetében lévő levéltári anyagban kutatást végző személy részére - a kutatás megkezdése előtt - látogatói jegyet ad ki. A látogatói jegy - évenkénti meghosszabbítással - folyamatosan használható. Csoportos kutatás, vagy kísérővel (pl. tolmács) történő kutatás esetén a csoport minden tagja, ill. a kísérő személy is köteles látogatójegyet váltani.
- A látogatói jegy kiadásakor a levéltár nyilvántartásba veszi a kutató nevét, anyja nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, továbbá a személyazonosságát igazoló okmány számát. Ezeket, valamint a kutatás témájával kapcsolatosan kitöltendő tájékoztató adatokat a kutatónak a levéltár által kiadott adatlapon kell közölnie. (A formanyomtatványt ld. a szabályzat 1. számú mellékletében .) A kitöltött adatlapot a kutatóterem felügyelőjének kell benyújtani, aki kiállítja a látogatói jegyet. (2. sz. melléklet)
- A levéltár a kutató személyes adatainak védelméről a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban Avtv.) rendelkezései szerint gondoskodik.
- A látogatói jegy kiadását elutasító döntést a főigazgató vagy helyettese írásbeli indoklással hozhat Részleges vagy teljes elutasítás esetén a kérelmező bírósághoz fordulhat.
- Látogatói jegy birtokában a kutató rendelkezésére kell bocsátani mindazokat az iratokat, amelyek a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban Ltv.) IV. fejezete és az Avtv. vonatkozó részei alapján kutathatóak.
- Az Ltv. 23-25. §-ai, valamint az Avtv. 2. §-a szerint minősítettként kezelt adatok, adathordozók csak az Ltv. hivatkozott részeiben és az Avtv. 32. §-ban megfogalmazott szabályok szerint kutathatóak. a szükséges engedélyeket hivatalból a levéltár kéri meg az illetékes szervektől.
- Az Ltv. 23. § (1) bek. értelmében az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntés előkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltár engedélyezi.
- Az Ltv. 24. § (1) és (2) bek. értelmében a személyes adatokat tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig sem a születés sem pedig a halálozás időpontja nem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év. A kutatás a védelmi idő lejárta előtt a kutató költségére végzett anonimizált másolat készítésével is megvalósítható. Kutatható még a védelem alatt álló személyes adat az érintett, vagy leszármazottja írásbeli hozzájárulásával, valamint a tudományos célú kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek a kutató részletes kutatási terve alapján megadott támogató állásfoglalásával (3. számú melléklet ) rendelkező kutatók számára, ha írásbeli nyilatkozatában (4. számú. melléklet ) megjelöli az adatkezelés helyét, és vállalja a vonatkozó Avtv. 32. §-ban foglaltak betartását.
- Az Ltv. 24/A. §-a értelmében a személyes adatok azonos védelmét biztosító ország kutatója számára az Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottsága vagy intézete (jelenleg: MTA Történettudományi Intézete Budapest, 1014 Úri u. 53. Levelezési cím: Budapest, 1250 Pf.: 9.) támogató állásfoglalása szükséges, s nyilatkozatában, országa adatvédelmi szabályainak betartását kell vállalnia.
- A kutatás a kutatóteremben, felügyelet mellett történik. A kutatóterem hétfőn, kedden, csütörtökön pénteken 9.00-tól 16.00-ig, szerdán 9.00-tól 19.00-ig tart nyitva. A kutatóterem minden évben augusztus 1. - augusztus 31 és december 22 - december 31 között zárva tart. A kutatóterem szerdán 16.00 és 19.00 között illetve pénteken 13.00-tól 16.00-ig ügyeleti rendben működik. Ez idő alatt csak a már korábban kikért és előkészített anyagok kutathatók, új kérés leadható, azonban annak ügyintézése csak a leadást követő első munkanapon kezdődik. Az ügyeleti időszakban a levéltár nem tudja biztosítani a referenssel való konzultáció, ill. a szolgáltatásokkal kapcsolatos pénzügyi elszámolás (pl. megrendelt másolatok vagy fotójegy kifizetése) lehetőségét.
- A kutatónak a levéltár kutatótermének használatakor, a levéltár kutatónaplójába az előírt adatokat (kutatás dátuma, látogatói jegy száma, a levéltári anyagot igénylő kérőlap sorszáma) be kell jegyeznie.
- A kutatóterem felügyelője a kutatóval ismerteti a levéltár kutatótermi szabályzatát, a kutatás témájának ismeretében megadja a kutatónak az anyagra vonatkozó mindazon felvilágosítást, amely a kutatás megkezdésekor szükséges, ennek érdekében a kutató rendelkezésére bocsátja mindazokat a nyilvános segédleteket, amelyek segítik a kutatás témáját érintő iratanyagban való tájékozódást, ismeretszerzést, valamint a további felvilágosításokért a kutatót a témájához kapcsolódó iratanyag referenséhez irányítja.
- A kutató a kutatótermi felügyelő tájékoztatása, illetve a segédletek áttekintése után kérő és kísérőlapot, valamint őrjegyet (ld. 5-6-7. melléklet!) tölt ki, amelyen feltünteti az általa kutatásra kért iratanyag lehető legszabatosabb jelzetét. A már érvényes látogatói jeggyel rendelkező kutatónak lehetősége van e-mailen történő kikérésre is, amennyiben azt a kutato@bparchiv.hu postafiókra megküldi. A kutatószolgálat illetékes munkatársa a kérés teljesítéséről vagy megtagadásáról ill. a kikérés pontosítása érdekében elektronikus válaszlevélben értesíti a kutatót. Az e-mailen történő kérés esetén a szükséges formanyomtatványok kitöltését a kutatószolgálat munkatársai végzik.
- A kutatásra kikért anyagot a levéltár általános szabályként, a kérőlap beadásától számított három munkanapon belül bocsátja a rendelkezésre. Az illetékes referenssel történt egyeztetés alapján a kérőlap beadásától számítottan mindazok a kötetek (elsődlegesen segédkönyvek) és azon iratok, amelyeket nem szükséges oldalszámozni, illetőleg tartalmuk alapján nem érinti őket kutatási korlátozás és a mikrofilmek a következő munkanapon, legkorábban 12 órakor adhatók ki. Az egyeztetést a kutatóterem felügyelője végzi, amelynek eredményéről tájékoztatja a kutatót. A levéltár a csak anonimizált másolattal kutatható iratanyagokat legfeljebb nyolc napon belül bocsátja a kutató rendelkezésére. Az ettől való eltérést a levéltár a kutató számára írásban köteles megindokolni. Amennyiben kettő vagy több kutató egyszerre kívánja ugyanazon iratanyagot használni, a hozzáférést a kérés benyújtásának időrendjében biztosítja a levéltár.
- A kiadott iratanyag mennyisége egyidejűleg nem haladhatja meg a raktári egységenként kiadható iratanyagnál a 0,5 iratfolyómétert, kötetek esetében a tíz kötetet, illetve az öt filmtekercset. Ügyiratszámonként kikért anyag esetében a mennyiség egy alkalommal legfeljebb 40 ügyirat lehet, amennyiben azok összterjedelme nem haladja meg a 0,5 iratfolyómétert. A kutató számára a kikért iratanyag az átvételtől számított 30 napig áll rendelkezésére a kutatóteremben. Ettől eltérőn a levéltári segédkönyvek (iktatók és mutatók), valamint az anyakönyvek (mind az eredeti kötetek, mind pedig a mikrofilmek) kutatására a levéltár egy hetet (5 egymást követő munkanapot) tud biztosítani. A kikért és át nem vett iratok a kikérés dátumától számított 14 napig tárolhatók a kutatótermi átmeneti raktárban, ezután visszahelyezésre kerülnek eredeti helyükre.
- A kutatót tájékoztatni kell az általa kért iratok hiányáról és annak okairól
- A kutatóterem rendjéről és csendjéről a kutatóterem felügyelője gondoskodik. Táskát (ide értve a hordozható számítógép táskáját is), hátizsákot, kabátot a kutatóterembe vinni nem szabad, azt a levéltár épületében erre a célra kijelölt helyen, a ruhatárban és az ott található zárható szekrényekben kell tárolni. Étkezni és dohányozni, valamint mobil telefont a kutatóteremben használni tilos. A kutatóteremben saját hordozható személyi számítógépet, a többi kutató munkájának zavarása nélkül lehet használni. A kutatók számára a levéltár biztosítja a saját digitális eszközzel (digitális fényképezőgép vagy kamera) történő másolat készítésének lehetőségét. A levéltár ezeknek az eszköznek a használatát fotójegy váltása fejében engedélyezi (ld. 13. sz. melléklet ). A levéltár semmilyen más, másolatkészítésre alkalmas eszköz (hagyományos fényképezőgép, szkenner) kutatóterembe történő bevitelét nem engedélyezi. A kutatóteremben a jegyzeteléshez kizárólag ceruza használható, a munka során az eredeti levéltári iratanyagon semmiféle írásnyom sem helyezhető el, beleértve a jegyzetpapíron keresztül történő átnyomódást is.
- A kutatásra kiemelt iratanyag vagy mikrofilm aláírás ellenében adható át a kutatónak. A kutatás befejezése után a kutatóterem felügyelője veszi vissza az iratokat és ellenőrzi azok rendjét, valamint azt, hogy az iratanyagban történt-e károsodás, s aláírásával igazolja a visszavételt. Amennyiben hiányosságot tapasztal, felkéri a kutatót az eredeti rend helyreállítására, illetve rögzíti az anyag károsodására vonatkozó észrevételét. A kutatóterem felügyelője az anyag előírásoknak nem megfelelő használata esetén az anyagot jogosult visszavenni. Amíg az iratok eredeti levéltári rendje visszaállításra nem kerül, illetve a károsodás esetén a további rongálódás bekövetkeztének kiküszöbölése meg nem történik, a kutatás rendjét megsértő kutatónak további iratanyagot nem adhat ki.
- Biztonsági filmen lévő vagy digitalizált másolattal kutatható anyag eredetiben nem kutatható. Indokolt esetben a kutató írásbeli kérésére a referens és a főosztályvezető véleménye alapján a főigazgató vagy helyettese engedélyezheti az eredetiben történő kutatást.
- A kutató írásbeli kérésére az általa kutatott iratanyagról a levéltár arra illetékes munkatársa másolatot készít. A másolat készítés költségei a kutatót terhelik. (ld. a szabályzat 8. számú mellékletét ). A másolat készítését megrendelő formanyomtatványon lehet megrendelni (ld. a szabályzat - a másolás típusától függően - a 9-10-11-12. számú mellékletét). A levéltár megtagadhatja a másolatkészítést, ha a reprodukciós eljárás, vagy annak gyakorisága veszélyezteti a levéltári iratanyag fizikai épségét, fennmaradását. Erről az állományvédelmi osztály véleményezése alapján az érintett iratőrző osztály vezetője dönt, s döntéséről írásban értesíti a kutatót. A kutató által írásban kért másolatok és anonimizált másolatok elkészítéséről a kutatóterem felügyelője gondoskodik. A kutató a másolatokat fizetés ellenében veheti át, készpénzes fizetés esetén nyugta ellenében. Átutalás útján történő fizetéshez a számlatulajdonos írásbeli megrendelése szükséges.
- A levéltárban őrzött anyagról bármilyen úton és technikával elkészített másolatot a kutató kizárólag kutatási célra használhatja fel. A másolatot bármilyen módon, nyomtatott vagy elektronikus úton közzétenni csak a levéltár előzetes hozzájárulásával, a megállapított közlési díj befizetését követően szabad. A közlési díj esetenként kerül megállapításra, a kiadvány jellegét, példányszámát, a közölni kívánt másolatok számát és minőségét figyelembe véve.
- Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kutató rendelkezésére, a levéltár - saját költségére - másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kutató a többletköltséget megfizeti, a levéltár elkészíti, vagy elkészítteti a másolatot (Ltv. 25. § (3) bek.).
- A kutatási szabályok megsértése esetén a kutatóterem felügyelője értesíti a főigazgatót, aki dönt a kutatás felfüggesztéséről, és a további eljárás megindításáról.
- A kutatásra vonatkozó szabályzat a 10/2002.(IV.13.) sz. NKÖM rendelet alapján készült. Az itt nem szereplő egyéb vonatkozásokban is a fenti rendelet rendelkezései irányadók.
A Kutatótermi Szabályzat 2009. szeptember 1-jén lép hatályba.
Budapest, 2009. szeptember 1.Dr. Á.Varga Lászlófőigazgató
